Quer ter mais tempo para si e desenvolver a sua equipa? Aprenda a delegar! Este é o primeiro de dois artigos sobre a arte da delegação efetiva.

Saber delegar ajuda a ganhar tempo e pode ter bastantes benefícios em várias dimensões, em particular, em ambiente empresarial. O que significa fazer uma delegação efetiva e quais os benefícios de bem delegar? Porque é que há quem tenha medo de delegar e como é que se pode ultrapassar esse medo? Estas são algumas das questões abordadas neste artigo. Num segundo artigo partilho estratégias para dominar a arte da delegação efetiva, ou seja, obter os resultados que prentende.

Outros tipos de delegação

Lembre-se que delegar pode ser mais abrangente do que a delegação às pessoas da sua equipa ou empresa. Considere que há tarefas que provavelmente outras empresas fazem mais rapidamente e economicamente do que se forem feitas internamente. O outsorcing pode ser uma solução e se conseguir desenvolver relações de confiança com estes subcontratados pode no futuro tornar o processo mais rápido.

Embora este artigo se foque na delegação profissional em empresas, saliento que há tarefas domésticas e pessoais que podemos também delegar. Cada vez mais há pessoas que estão disponíveis para ajudar com coisas como arranjos em casa, recados na rua, tratar de papeladas, ir aos correios, ir às compras, ir com o carro à oficina, passear o cão em troca de remuneração ou trocando serviços. Por exemplo se vive em Lisboa pode recorrer ao www.mocoderecados.com ou encontrar alguém das suas relações ou profissional para fazer estes serviços. É também uma boa oportunidade para familiares/amigos adolescentes. Se tiver os recursos para ter estas ajudas, considere seriamente estes serviços já que é uma oportunidade de ganhar tempo na sua vida.

Se pudesse comprar tempo, quanto estaria disposto a pagar? Quanto vale uma hora do seu tempo?

O que é delegação efetiva?

Em tempos trabalhei com um coachee que não delegava. Percebi que tinha tido más experiências no passado e durante o processo ele percebeu que a causa dos maus resultados se deviam à sua estratégia, ou falta dela, para delegar. Normalmente escolhia as pessoas porque tinham disponibilidade não avaliando se estas tinham as competências certas para o fazer. Delegava em geral quando já estava sob pressão e percebia que não ía ter tempo para fazer o que queria. Como estava sob stress dava muito pouca importância a explicar o que pretendia, deixando a definição da tarefa muito ambígua. Ía depois lembrando-se de coisas importantes que pretendia e passava essa informação à medida que se lembrava. Ficava em geral desapontado com o resultado e acabava por perder mais tempo, muitas vezes fazendo horas extra para corrigir o trabalho.

A delegação é efetiva acontece quando a pessoa certa faz uma coisa corretamente na altura certa. A arte está em escolher a pessoa certa, treiná-la ou dar-lhe condições para realizar a tarefa e fazê-lo no tempo certo. No próximo artigo veremos passo por passo como fazer.

Razões porque as pessoas têm medo de delegar

Normalmente as pessoas que evitam delegar estão a lidar com vários medos e o principal é o medo de perder o controlo. Há quem tenha medo de perder o controlo da qualidade do resultado final, perder o controlo da informação, perder o controlo da autoridade sobre aquele assunto e perder o controlo sobre os prazos.

Além disso, em ambientes em que existe a glorificação do ocupado, há quem pense que delegar significa ter menos trabalho, ficar mais disponível, ter mais tempo e pode aparecer o medo de deixar de poder contar e orgulhar-se da história do “estou tão ocupado” ou até mesmo os outros poderem pensar que afinal não dá conta do recado.

Há também um outro medo não assumido que é de os outros poderem fazer melhor, melhorarem a metodologia, os resultados e isso por em causa a competência de quem delega. Mesmo assim o potencial de retorno continua a ser grande. Não será esse também o objetivo de quem delega? Melhorar os resultados? Sem novas ideias, novas pessoas as organizações ficam cristalizadas e não evoluem. Quem delega também merece o crédito do sucesso que as suas equipas obtém já que foi capaz de delegar eficazmente.

Para justificar estes medos, existem várias desculpas:

• Eu consigo fazer: muitas vezes as pessoas não têm consciência do tempo que têm disponível e do que têm para fazer. Acham que, se pedirem a alguém para fazer alguma das suas tarefas, estão a assumir que não conseguem dar conta do recado. Têm também incapacidade de avaliar o custo de serem elas a fazer. Quanto vale uma hora do seu tempo? Quanto vale o resultado da tarefa? Não será mais económico ter outra pessoa a fazer isso e focar-se naquelas coisas que só podem ser feitas por si e que trazem mais valor?
• É mais rápido e fácil se o fizer sozinho: Principalmente pessoas que estão sobrecarregadas com trabalho preferem fazê-lo do que gastar tempo a explicar e a acompanhar alguém que o faça. Falham em perceber que a delegação é um investimento a longo prazo já que no futuro a pessoa em que delegou estará preparada para o fazer de novo. Ajuda perguntarem se é uma tarefa que só faz uma vez ou vai-se repetir. Caso se repita ou as competências desenvolvidas pela pessoa a quem delegou sejam úteis no futuro, vale a pena ponderar gastar o tempo extra agora e poupar no futuro.
• Eles não conseguem: A falta de confiança nos outros pode ter razão de ser mas na maior parte das vezes não. A delegação promove o crescimento da sua equipa. Se os outros não são capazes talvez seja altura de avaliar se tem as pessoas certas ou se não está a saber delegar e preparar a sua equipa.
• Gosto de o fazer: Será que se ficar agarrado às tarefas em que está confortável e não experimentar fazer coisas com maior valor vai, por exemplo, progredir? Ou vai-se tornar indispensável a fazer o que faz e por isso vai deixar escapar uma oportunidade por exemplo de promoção porque não há ninguém preparado para o substituir?
• Não quero sobrecarregar os outros: Pode parecer benevolência associado a querer que gostem de si. Muitas vezes esta atitude é consequência de não querer dar trabalho que considera sem valor ou aborrecido aos outros mas lembre-se que isso pode não ser verdade e esse trabalho ser até uma oportunidade de aprendizagem e de estímulo para outra pessoa.
• Acho que não tenho autoridade para isso: Isso é mesmo assim? O que precisa para ter autoridade? Se não tem, quem tem? Pode valer a pena falar com essa pessoa e juntos avaliarem o custo/benefício da delegação.
• Posso ficar dispensável: Sim, pode ficar dispensável mas isso dificilmente ocorrerá e prepara-o para perder oportunidades no futuro já que é o único que sabe fazer uma coisa. Além disso, ter alguém que o possa substituir em caso de algum problema é sempre uma mais valia.

Benefícios de delegar

Já referi de alguns dos benefícios da delegação mas resumo de novo. Quando delega:

• Liberta tempo, energia e talento para tarefas onde pode ter maior impacto.
• Ganha tempo.
• Descobre outras estratégias, ideias e tira partido do conhecimento da equipa, o que pode melhorar o resultado. Imagine que se lembram de um modo diferente de fazer que é mais rápido ou com melhor qualidade do resultado final?
• Ao envolver a equipa noutras tarefas, dá-lhes uma visão mais abrangente e coloca-as em melhor posição para realizarem outras tarefas.
• Desenvolve competências e autonomia na sua equipa.
• Prepara pessoas para o substituírem para poder ser promovido.

Algumas das empresas mais bem geridas no mundo promovem uma cultura de delegação. Acreditam que a delegação liberta a capacidade e motivação das suas equipas e isso potencia os resultados.

Delegar é uma arte. No próximo artigo vou partilhar algumas estratégias para dominar esta arte: Parte II: Estratégias para delegar efetivamente.